Outlook 複製資料夾匯出方法

Outlook 的 .pst 檔案是「個人資料夾」格式，可以用來備份郵件、匯出資料夾結構，以及在不同電腦或帳戶之間遷移郵件。本文說明如何匯出、匯入，以及複製空資料夾結構。

.pst 檔案說明

.pst（Personal Storage Table）是 Outlook 儲存郵件、行事曆、聯絡人的本機檔案格式：

• 大小限制：
  • Outlook 2003 以前：2GB 限制
  • Outlook 2007 以後：預設上限 50GB（可調整）
• 適用帳戶：POP3 帳戶本地儲存、Exchange 帳戶封存
• 注意：Exchange Online（Office 365）和 IMAP 帳戶的郵件儲存在伺服器，匯出 .pst 是在本機製作備份副本

匯出郵件到 .pst 檔案

Outlook 2013 / 2016 / 2019 / 365

1. 點選「檔案」→「開啟和匯出」→「匯入/匯出」
2. 選擇「匯出至檔案」→「下一步」
3. 選擇「Outlook 資料檔 (.pst)」→「下一步」
4. 選擇要匯出的資料夾（可選擇「包含子資料夾」）
5. 指定儲存路徑和檔名
6. 選擇重複項目的處理方式 → 「完成」

若要備份特定時間範圍內的郵件，可在步驟 4 點選「篩選器」設定日期範圍。

只複製資料夾結構（不含郵件）

當需要在新帳戶中重建相同的資料夾架構，而不需要郵件內容時：

方法一：使用「封存」功能

1. 點選「檔案」→「資訊」→「清理工具」→「封存」
2. 選擇來源資料夾
3. 將「封存日期早於」設定為比所有郵件都早的日期（例如 1990/01/01）
4. 指定輸出 .pst 路徑 → 「確定」

由於日期設定比任何郵件都早，封存結果只包含資料夾結構，不含任何郵件。

方法二：Outlook 2010 的操作

1. 點選「檔案」→「資訊」→「清理工具」→「封存」
2. 選擇「封存此資料夾及其下的所有子資料夾」
3. 設定封存日期早於所有信件的日期
4. 選擇目的地 .pst 路徑

匯入 .pst 檔案

匯入到現有帳戶

1. 點選「檔案」→「開啟和匯出」→「匯入/匯出」
2. 選擇「從另一程式或檔案匯入」→「下一步」
3. 選擇「Outlook 資料檔 (.pst)」→「下一步」
4. 選擇要匯入的 .pst 檔案路徑
5. 選擇目標資料夾位置 → 「完成」

掛載 .pst 為附加資料夾

若只是要查看而不匯入，可以將 .pst 掛載：

1. 「檔案」→「開啟和匯出」→「開啟 Outlook 資料檔案」
2. 選擇 .pst 檔案，它會出現在左側資料夾清單中
3. 可直接瀏覽或拖拉郵件

Exchange 與 IMAP 帳戶的差異

若使用 Exchange 帳戶，管理員也可以從 Exchange Admin Center 進行更完整的郵箱匯出（eDiscovery 功能）。

常見問題

Q：匯出後 .pst 檔案很小，郵件不完整？
A：IMAP 帳戶可能未完整下載所有郵件。先在各資料夾開啟「下載此資料夾中的所有郵件」，再重新匯出。

Q：.pst 損壞無法開啟？
A：使用 Office 安裝目錄中的 scanpst.exe（收件匣修復工具）修復損壞的 .pst 檔案。

參考資料

• [Outlook] 複製 Outlook 資料檔目錄結構
• 如何將文件夾結構複製到 Outlook 中的新的 PST 數據文件？
• Microsoft 支援 - 匯出或備份電子郵件、連絡人和行事曆